Rekrytointi vie esihenkilön aikaa, mutta pitäisikö sen viedä näin paljon?
Rekrytoinnin ilmoitteluvaihe mielletään usein nopeaksi aloitukseksi: laaditaan työpaikkailmoitus, julkaistaan se ja jäädään odottamaan hakemuksia. Samalla elää sitkeä käsitys, että osaajia on helposti saatavilla ja rekrytoinnin voi hoitaa nopeasti muun työn ohessa. Käytännössä vaihe on kuitenkin kaikkea muuta kuin kevyt. Se on yksi koko prosessin kriittisimmistä – ja vie paljon aikaa etenkin, jos hakijoita on paljon.
Ilmoituksen laatu ratkaisee prosessin sujuvuuden
Työpaikkailmoitus ei ole pelkkä muodollisuus. Sen avulla määritellään, millaisia osaajia haetaan, millaista työ oikeasti on ja millä odotuksilla hakijoita houkutellaan mukaan.
Ilmoituksen tarkkuus ja selkeys näkyvät suoraan hakijajoukossa. Kiireessä laadittu tai liian yleinen ilmoitus tuo usein paljon hakemuksia, joista vain osa vastaa todellista tarvetta. Monessa organisaatiossa ilmoitus syntyy vanhaa pohjaa muokkaamalla. Tämä ratkaisu kostautuu myöhemmin.
Mitä epätarkempi ilmoitus, sitä enemmän työtä syntyy esikarsinnassa. Hakijoiden joukossa voi olla paljon osaavia henkilöitä, jotka eivät kuitenkaan sovi juuri tähän rooliin. Suuri hakijamäärä ei siis tarkoita, että sopivia osaajia olisi helposti saatavilla.
CV-esikarsinta kuormittaa enemmän kuin arvataan
Hakuajan päätyttyä alkaa usein rekrytoinnin työläin vaihe. CV-esikarsinta vaatii keskittymistä, vertailua ja päätöksentekoa, eikä sitä voi tehdä täysin mekaanisesti.
Jos hakijoita on paljon, esikarsintaa tehdään usein iltaisin, kokousten välissä tai muun työn lomassa. Hakemusten läpikäynti ei ole pelkkää silmäilyä. Jokaisen hakijan kohdalla arvioidaan osaamista, kokemuksen sopivuutta ja potentiaalia suhteessa tiimin tarpeisiin. Kun tämä toistuu kymmeniä tai satoja kertoja, kuormitus kasvaa nopeasti.
Esimerkki: yli kaksi työpäivää ennen ensimmäistäkään haastattelua
Kuvitellaan asiantuntijarekrytointi, jossa hakijoita on runsaasti.
Ilmoituksen laadintaan kuluu noin 3 tuntia. Aika käytetään roolin tarkentamiseen, vaatimusten määrittelyyn ja tekstin hiomiseen yhdessä HR:n kanssa. Hakuajan aikana saapuu 250 hakemusta.
Esihenkilö käyttää keskimäärin 2 minuuttia per hakemus sekä 5 minuuttia potentiaalisimpien, parinkymmenen hakijan, CV:n tarkempaan arviointiin. Pelkkään CV:iden läpikäyntiin kuluu noin 10,5 tuntia.
Lisäksi aikaa vie:
- varteenotettavien hakijoiden vertailu ja jatkoon valinta, 2 tuntia
- hakijoiden kysymyksiin vastaaminen
- kaksi tunnin mittaista soittoaikaa
- noin 30 sähköpostivastausta, 3 minuuttia per viesti
- haastateltavien kontaktointi
Yhteensä ilmoitteluvaiheeseen ja esikarsintaan kuluu yli kaksi kokonaista työpäivää ennen ensimmäistäkään haastattelua.
Vaikka rekrytointi tehdään itse, se ei ole ilmaista. Kustannus syntyy ajasta, joka on pois esihenkilön muusta työstä.
Usein tätä aikaa ei ole varattu kalenteriin, vaan työ tehdään muun työn lomassa. Se venyttää rekrytointia, kuormittaa päätöksentekoa ja vie fokusta pois ydintehtävistä.
Rekrytointi on vain yksi osa esihenkilön työtä
Esihenkilö vastaa samanaikaisesti tiimin arjesta, tavoitteista ja liiketoiminnan tuloksista. Rekrytointi on yksi tehtävä muiden joukossa.
Kun ilmoitteluvaihe ja esikarsinta vievät paljon aikaa, kokonaiskuormitus kasvaa ja päätöksenteko hidastuu. Siksi on perusteltua arvioida, mitkä rekrytoinnin vaiheet vaativat esihenkilön omaa työpanosta ja mitkä voidaan hoitaa toisin.
Rekrytointikonsultin käyttö keventää kuormaa merkittävästi
Suorahaku- tai rekrytointikonsultti voi tukea esihenkilöä jo prosessin alussa. Yhteistyö alkaa roolin kirkastamisesta. Sen jälkeen konsultti vastaa ilmoituksen hiomisesta julkaisukuntoon, hakijamassan käsittelystä ja esikarsinnasta sekä potentiaalisten kandidaattien etsinnästä.
Esihenkilölle tuodaan arvioitavaksi vain sopivimmat kandidaatit.
Ajankäyttö muuttuu selvästi:
- roolin ja ilmoituksen kirkastaminen: noin 2 tuntia
- 4–8 kandidaatin arviointi, 5 minuuttia per henkilö: 20–40 minuuttia
- vertailu ja haastatteluun valinta: 30–60 minuuttia
Kokonaisajankäyttö jää noin 3–4 tuntiin.
Fokus takaisin olennaiseen
Parhaimmillaan rekrytointi on IT-esihenkilölle hallittu osa arkea, ei kuormitushuippu. Huolellinen ilmoitteluvaihe ja asiantunteva tuki vapauttavat aikaa johtamiseen ja kehittämiseen.
Kun esihenkilön huomio ei jakaudu satoihin hakemuksiin, hän voi keskittyä olennaiseen: oikeiden ihmisten valintaan ja tiimin toiminnan kehittämiseen.
Mervi Martikainen
mervi.martikainen@fujitsu.com
+358 (0)400 580 208
