Rekrytointi vie esihenkilön aikaa – paljonko aikaa kuluu esikarsinnan jälkeen?
Edellisessä blogissani tarkastelin rekrytoinnin alkuvaihetta: työpaikkailmoituksen laatimista, hakemusten läpikäyntiä ja esikarsintaa. Jos rekrytoit itse, juuri tässä vaiheessa huomaat usein, kuinka paljon aikaa rekrytointi vie muun työn ohessa. Todellisuudessa tämä on vasta alkua.
Kun potentiaalisimmat hakijat on seulottu, siirtyy rekrytointi seuraavaan, usein vielä enemmän aikaa vievämpään vaiheeseen: haastatteluihin, arviointeihin, vertailuun ja lopulliseen päätöksentekoon. Tässä blogissa tarkastelen, kuinka paljon aikaa nämä vaiheet vievät omasta työpäivästäsi, jos vastaat rekrytoinnista itse.
Haastattelut: valmistautuminen, itse tapaaminen ja jälkityö
Yksi rekrytoinnin aikasyöppöjä on haastatteluvaihe, eikä pelkästään itse tapaamisen osalta.
Tyypillisessä tilanteessa aikaa kuluu esimerkiksi tähän:
- perehdyt 4–8 ehdokkaan CV:hin ja profiileihin vielä uudelleen
- valmistelet haastattelukysymykset ja rooliodotukset
- osallistut 1–2 haastattelukierrokseen
Jos yksi haastattelu kestää 60 minuuttia, ajankäyttö ei jää siihen. Valmistautuminen ja muistiinpanojen tekeminen ennen ja jälkeen haastattelun vievät usein vähintään 30 minuuttia per ehdokas. Kun mukaan lasketaan esimerkiksi kuuden kandidaatin haastattelut kahdessa kierroksessa, puhutaan jo helposti 15–20 tunnista työaikaasi. Samalla on kyse ajasta, joka on pois varsinaisesta johtamis-, asiakas- tai kehitystyöstä.
Testit ja soveltuvuusarvioinnit eivät ole ajallisesti neutraaleja
Monissa rekrytoinneissa hyödynnetään henkilöarviointeja, kyky- tai soveltuvuustestejä. Vaikka itse testien toteutus on ulkoistettu, työsi ei pääty siihen. Testituloksiin perehtyminen, raporttien lukeminen ja arviointikeskustelut vievät usein useita tunteja – etenkin, jos tuloksia vertaillaan useamman loppusuoralle päässeen kandidaatin välillä.
Lisäksi vastuullasi on arvioida, miten testitulokset suhteutuvat roolin todellisiin vaatimuksiin ja tiimin dynamiikkaan. Kyse ei ole muodollisuudesta, vaan päätöksenteon kannalta olennaisesta vaiheesta.
Suosittelijoiden kontaktointi ja taustojen varmistaminen
Kun sopiva kandidaatti alkaa erottua, alkaa taustatyö. Suosittelijoiden kontaktointi vaatii:
- ajan sopimista
- keskusteluun valmistautumista
- kuullun tiedon suhteuttamista kokonaisarvioon
Yhdenkin suosittelun käsittely vie helposti 30–60 minuuttia. Jos suosittelijoita on useampi tai ehdokkaita kaksi, ajankäyttö kasvaa jälleen nopeasti.
Päätöksenteko ei tapahdu tyhjiössä
Rekrytointipäätös on harvoin yksinkertainen rasti ruutuun. Aikaa menee usein esimerkiksi tähän:
- ehdokkaiden vertailuun
- mahdollisiin keskusteluihin HR:n, oman esihenkilön tai tiimin kanssa
- riskien ja kompromissien punnitsemiseen
Moni kuvaa tätä vaihetta sirpaleiseksi ajankäytöksi: asia palaa mieleen palaverien välissä, iltaisin ja muiden tehtävien aikana. Vaikka kalenterissa ei lukisi “rekrytointia”, ajatukset palaavat silti päätökseen.
Työtarjous, neuvottelut ja hyväksyntä
Kun päätös on tehty, työ ei ole ohi. Työtarjouksen tekeminen, mahdolliset palkka- ja etuuskeskustelut sekä sisäiset hyväksynnät vievät vielä aikaa. Jos ehdokas tarvitsee harkinta-aikaa tai vertailee muita tarjouksia, sinä seuraat tilannetta ja pidät muut kandidaatit edelleen mukana.
Viimeistään siinä vaiheessa, kun työsopimus on saatu allekirjoitettua, on aika kontaktoida muut haastatellut, joille tälle kertaa et työtä tarjoa. Jo alkuvaiheessa prosessista tippuneet on toivottavasti kontaktoitu jo aikaisemmin.
Aika ei ole ongelma, mutta sen kohdentuminen voi olla
Yksittäin mikään näistä vaiheista ei kuulosta kohtuuttomalta. Mutta kun ne lasketaan yhteen, rekrytoinnin jatkovaiheet vievät helposti kymmeniä tunteja työaikaasi. Usein tämä työ tehdään muun arjen ohessa, vaikka juuri silloin aikaasi tarvittaisiin myös tiimin johtamiseen ja päätöksentekoon. Tässä kohtaa on aiheellista kysyä: kannattaako sinun käyttää aikaasi kaikkiin rekrytoinnin vaiheisiin vai ennen kaikkea valintaan ja päätöksentekoon?
Jos haluat uuden tekijän aloittavan elo–syyskuussa, nyt on viimeistään aika toimia
Keväällä rekrytointia pohtiessa on hyvä katsoa kokonaisuutta myös ajallisesti. Jos tavoitteena on, että uusi työntekijä aloittaa lomakauden jälkeen elo–syyskuussa, rekrytointiprosessi tulisi saada maaliin hyvissä ajoin ennen kesää.
Kun huomioidaan:
- rekrytoinnin kokonaiskesto
- päätöksentekoon kuluva aika
- mahdollinen 1–3 kuukauden irtisanomisaika valitulla kandidaatilla
on selvää, että rekrytointi ei ole loppukesän tai alkusyksyn projekti, vaan nimenomaan tämän hetken tehtävä.
Kun rekrytointi käynnistyy ajoissa, päätöksille jää enemmän aikaa ja työpäivä pysyy paremmin hallinnassa.
Mervi Martikainen
mervi.martikainen@fujitsu.com
+358 (0)400 580 208
