Miten valita hankkeelle oikea IT-projektipäällikkö?
IT-projektipäällikkö valitaan hankkeen vaatimusten mukaan
Projektijohtaminen on yksi IT-hankkeen keskeisistä onnistumisen edellytyksistä. Siksi projektipäällikön kokemuksen ja erityisosaamisen pitää vastata hankkeen vaatimuksia.
Tällä hetkellä organisaatioissa käynnistetään esimerkiksi ERP-uudistuksia, kuten SAP S/4HANA -siirtymiä, data- ja AI-hankkeita, pilvisiirtymiä, tietoturvaprojekteja sekä liiketoimintakriittisten järjestelmien uudistuksia. Vaikka kaikki ovat IT-hankkeita, ne vaativat erilaista projektijohtamisen osaamista.
Kun kokenut IT-projektipäällikkö on johtanut vastaavanlaisia hankkeita aiemmin, hän tunnistaa niiden tyypillisimmät haasteet, riskit ja onnistumisen edellytykset jo projektin alkaessa. Samalla hän tuo hankkeeseen kokemusta eri toimialoilta ja organisaatioista, haastaa ratkaisuja liiketoiminnan näkökulmasta ja hyödyntää hyväksi havaittuja toimintamalleja, jotka auttavat projektia onnistumaan.
1. Kun hanke vaatii kokemusta tämän tyyppisistä IT-projekteista
Kaikki IT-hankkeet eivät kaadu samoista syistä. Kansainvälisessä käyttöönottoprojektissa haasteet liittyvät usein paikallisiin toimintatapoihin, eri maiden aikatauluihin, kulttuurieroihin ja siihen, miten yhteinen suunta säilyy, vaikka toteutus elää markkinasta toiseen.
Changli Liu johtaa parhaillaan myymäläjärjestelmän käyttöönottoa 29 maassa. Tällaisessa hankkeessa roolien, vastuiden ja riskienhallinnan on oltava poikkeuksellisen selkeitä. Projektipäällikön on osattava johtaa kansainvälisiä tiimejä ja varmistaa, että liiketoimintahyödyt toteutuvat kaikissa maissa.
ERP-uudistuksissa ja SAP S/4HANA -projekteissa kokonaisarkkitehtuurin ymmärtäminen on usein yksi projektipäällikön tärkeimmistä tehtävistä. Sami Ripatin vetämissä hankkeissa ratkaisut on pitänyt rakentaa osaksi olemassa olevaa kokonaisarkkitehtuuria, integraatioita ja teknisiä riippuvuuksia. Siksi projektipäällikön on ymmärrettävä myös arkkitehtuurin vaikutukset, jotta riskit voidaan tunnistaa jo ennen toteutusta.
Mobiilihankkeissa pienetkin väärinymmärrykset näkyvät nopeasti käytössä. Antero Vänskän projekteissa ratkaisevaa on ollut, että asiakkaan vaatimukset ymmärretään tarkasti alussa ja testaus tehdään oikeaa käyttöympäristöä vastaavissa olosuhteissa.
Yhteistä näille hankkeille on se, että projektipäälliköltä vaaditaan muutakin kuin yleistä projektijohtamisen kokemusta. Hänen on ymmärrettävä kyseisen hanketyypin riskit, riippuvuudet ja onnistumisen edellytykset.
2. Kun IT-hankkeessa pitää johtaa myös muutos läpi organisaation
Tekninen toteutus voi olla kunnossa, mutta käyttöönotto voi silti tökkiä. Uusi työkalu on valittu ja toteutus etenee, mutta arki ei muutu, jos käyttäjät eivät ymmärrä, miksi muutos tehdään, mitä se muuttaa heidän työssään ja miten uusi ratkaisu istuu olemassa oleviin prosesseihin.
Teija Sirko-Leväahon työ myynnin työkalujen käyttöönotossa osoittaa, mitä tämä tarkoittaa käytännössä. Hänen roolinsa ulottuu konseptin rakentamisesta käyttäjien viestintään ja kouluttamiseen.
Projektipäällikkö varmistaa, että liiketoiminnan tavoitteet, käyttäjien tarpeet ja tekninen toteutus pysyvät kytkettyinä toisiinsa koko hankkeen ajan.
Piia Aurasen työssä sama näkyy muutoksenhallinnan näkökulmasta. Kun uusi järjestelmä, integraatio tai muu IT-muutos otetaan käyttöön, tavoitteet, roolit, vastuut ja viestintä kirkastetaan projektin alussa.
IT-muutoshankkeissa projektipäällikön tärkein erityisosaaminen ei välttämättä ole teknologia, vaan kyky johtaa muutosta, sitouttaa käyttäjät ja varmistaa, että uudet toimintatavat juurtuvat osaksi arkea.
3. Kun IT-hanke tarvitsee vetäjän, joka saa työn etenemään arjessa
Joskus haaste ei ole teknologia eikä käyttöönotto, vaan se, miten työ saadaan etenemään sujuvasti päivästä toiseen. Prioriteetit törmäävät, ongelmat jäävät odottamaan ratkaisuja ja yhteistyö pirstaloituu tiimien välillä. Tekemistä johdetaan useasta suunnasta, mutta kukaan ei ehdi katsoa kokonaisuutta.
Anna Peturssonin työ Metson tiimeissä on tästä hyvä esimerkki. Hän toimii samanaikaisesti Scrum Masterina ja IT-projektipäällikkönä globaalissa ympäristössä. Työn ytimessä ovat työn organisointi, esteiden poistaminen, ketterien toimintatapojen kehittäminen ja tiimien suorituskyvyn parantaminen.
Virva Lehtolan viime aikoina vetämissä projekteissa korostuvat ihmisten johtaminen, selkeät vastuut, luottamus ja ennakoiva johtaminen. Kun ihmiset tietävät, mitä heiltä odotetaan ja ongelmiin tartutaan ajoissa, projekti etenee aivan eri tavalla.
Hyvä projektipäällikkö ei johda vain tehtävälistaa. Hän varmistaa, että työ etenee, esteisiin tartutaan ajoissa ja tiimillä on selkeät toimintatavat, joiden varassa onnistuminen ei jää yksittäisten ihmisten varaan.
4. Kun yksi hanke paljastaa, että projektijohtamisen malli puuttuu
Joskus yksittäinen hanke näyttää, ettei kyse ole vain kyseisestä hankkeesta. Projektit etenevät eri tavoin, roolit vaihtelevat ja käytännöt elävät projektista toiseen. Yhteinen tapa johtaa hankkeita puuttuu.
Tällöin projektipäällikön tehtävä ei ole vain viedä yhtä hanketta eteenpäin, vaan auttaa rakentamaan organisaatiolle yhtenäiset projektijohtamisen käytännöt ja varmistaa, että projektit tukevat liiketoiminnan tavoitteita.
Ron Bossenin mukaan projektijohtaminen alkaa liiketoiminnan tavoitteiden ymmärtämisestä. Projektipäällikön tehtävä ei ole vain johtaa hanketta, vaan auttaa liiketoimintaa löytämään parhaat ratkaisuvaihtoehdot.
Parhaimmillaan kokenut projektipäällikkö ei johda vain yksittäistä hanketta, vaan auttaa kehittämään koko organisaation projektijohtamisen kyvykkyyttä.
Millaisiin IT-hankkeisiin kannattaa hankkia kokenut IT-projektipäällikkö?
Ulkoinen projektipäällikkö katsoo hanketta ilman organisaation sisäisiä oletuksia ja totuttuja toimintatapoja. Siksi hän voi tunnistaa riskejä, riippuvuuksia ja päätöksenteon pullonkauloja, jotka sisältäpäin jäävät helposti huomaamatta. Kokemus vastaavista hankkeista auttaa arvioimaan, missä kohtaa projekti vaatii tarkempaa ohjausta, päätöksiä tai muutoksia toimintatapaan.
Hyvä IT-projektipäällikkö johtaa hanketta liiketoimintalähtöisesti. Hän ei keskity vain aikatauluun, budjettiin ja tehtävälistaan, vaan varmistaa, että tekninen toteutus tukee liiketoiminnan tavoitteita ja vastaa käyttäjien tarpeisiin. Kun eteen tulee epäselvyyksiä, riippuvuuksia tai ristiriitaisia tavoitteita, hän hakee ratkaisuja ja vie päätöksiä eteenpäin.
Parhaimmillaan kokenut projektipäällikkö kehittää hankkeen ohella myös organisaation projektijohtamisen käytäntöjä. Hän tuo projektiin selkeän ohjausmallin, toimivat päätöksentekokäytännöt, järjestelmällisen riskienhallinnan sekä tehokkaita menetelmiä ja yhteistyötapoja. Näistä on hyötyä myös tulevissa hankkeissa.
Mietitkö, millaista IT-projektipäällikköä hankkeesi tarvitsee? Ota yhteyttä Mona Kukkoseen. Hän auttaa sinua kirkastamaan hankkeen tavoitteet ja vaatimukset sekä määrittelemään tarvittavan projektijohtamisen osaamisen.
Artikkelissa esitellyt projektit havainnollistavat projektipäälliköidemme erityisosaamista erilaisissa IT-hankkeissa. Ne ovat yksittäisiä esimerkkejä, eivätkä kuvaa heidän koko osaamistaan tai kaikkea kokemusta eri toimialoilta, teknologioista, projektityypeistä ja projektimenetelmistä.
