Muutos on aina muutos, oli se iso tai pieni
Jos muutoksia yrittää puskea läpi, it-järjestelmähankkeesta voi tulla painajainen. Toisaalta projekti voi sujua kuin vettä vaan – olisiko kyse onnistuneesta muutoksenhallinnasta?
”Ei pidä vähätellä muutosten merkitystä eikä muutosjohtamisen roolia. Muutosprosessi rullaa ja sovittuja käytäntöjä noudatetaan, kun muutoksenhallinta on mukana projektissa heti alusta lähtien. Tavoite pysyy kaikilla kirkkaana mielessä, ja asiakas voi keskittyä omaan työhönsä”, painottaa muutosjohtamisen konsultti Piia Auranen.
ITIL-prosessien parissa uransa aloittanut Piia keskittyi aluksi häiriön- ja ongelmanhallintaan mutta muutoksenhallinnasta tuli hänen suosikkinsa. Paraikaa hän työskentelee ulkoisena konsulttina isossa teollisuusyrityksessä, joka on laajentunut ostamalla yrityksiä. Integraatio ja uuden it-järjestelmän käyttöönotto on iso ponnistus.
Muutoksenhallinta astuu kuvaan, oli kyse millaisesta muutoksesta tahansa. Se voi olla ohjelmiston päivitys tai uuden toimiston käyttöönotto. Tyypillisin projekti on uuden järjestelmän käyttöönotto. Palvelimen muistin lisäys on standardimuutos. Palvelimen vaihto taas on miniprojekti.
Muutoksenhallinnan tie kulkee suunnittelusta seurantaan
Muutoksenhallinta on prosessi, jonka keskeiset vaiheet ovat suunnittelu, viestintä, toteutus ja seuranta. Huolellisella suunnittelulla varmistetaan, ettei yllätyksiä tule, ja suunnittelussa pyritään huomioimaan myös muutoksen negatiiviset vaikutukset.
Piia kirkastaa ja selkeyttää projektin tavoitteen ennen kuin hän laatii toteutussuunnitelman, jossa määritellään mitä tapahtuu, milloin ja kuka tekee. Hän korostaa, että projektin laajuus on tärkeää rajata selkeästi, jotta kaikilla osapuolilla on yhteneväinen kuva siitä.
”On välttämätöntä, että kaikilla osapuolilla on yhteinen käsitys muutosprosessista ja että jokainen tietää vastuunsa, sillä työtä tehdään yleensä aikapaineessa. Vaikka roolit on määritetty tarkasti, toteutus on yhteistyötä. Roolien tarkistaminen on tarpeen, jos henkilö tai organisaatio vaihtuu,” sanoo Piia.
”Teams-kokous on tehokas tapa keskustella ja jakaa väliaikatietoa toteutuksen aikana. Pilviympäristöt helpottavat kommunikointia ja yhteistyötä. Muutosvastaavalla tulee olla kaikkien osapuolten kontaktitiedot sähköpostiviestintää varten,” Piia toteaa.
Muutosjohtajan yksi tärkeimmistä tehtävistä on seurata ja varmistaa, että projektin osapuolten odotukset täyttyvät. Paras mittari onnistumiselle on aikataulussa ja sovitulla työmäärällä tehty muutos.
”Vaikka muutoksen aiheuttamien ongelmien määrää on vaikea mitata jälkikäteen, niitäkin seurataan,” sanoo Piia.
It-muutosten erityispiirre on, että järjestelmä on usein mahdollista palauttaa. Jos palautus ei ole mahdollista, on tärkeää ennakoida mahdolliset ongelmat ja löytää tarvittaessa kiertotie, esimerkiksi suorituskyvyn varmistamiseksi.
Muutoksenhallinnan käytännöt pitävät projektin oikealla kurssilla
Piia sanoo, että muutoksenhallinnassa ei ole yhtä yksittäistä apuvälinettä, vaan käytännöt vaihtelevat asiakkuuden mukaan. Tärkeintä on yhteistyö asiakkaan kanssa. Joskus on hyväksyttävä ajatus, että ongelman läpi on vain ”soudettava”.
Nicolla käytetään Fujitsun asiakasprojekteissa emoyhtiön muutoksenhallinnan työkaluja, kuten ServiceNow ja Microsoft DevOps. Ne auttavat suunnittelussa, dokumentoinnissa, resursoinnissa ja aikataulutuksessa. Työkalut kehittyvät, ja vanhemmista versioista saadun kokemuksen kautta työkaluista otetaan irti paras hyöty.
Muutoshallintaan liittyvät käytännöt hillitsevät liiallisia muutoshaluja. Tämä johtaa siihen, että muutokset analysoidaan laadukkaammin ja niiden tarpeellisuus harkitaan tarkemmin.
”Jos muutosvaatimus tulee kesken projektin, ja se ei ole ristiriidassa tavoitteen kanssa eikä vaikuta lopputulokseen, käsittelemme sen osapuolten kanssa ja katsomme, mitä voi tehdä, esimerkiksi budjettia karsimalla”, toteaa Piia.
Osa muutoksenhallintaa on se, että projektin aikana esille tulevat ja yhteisesti hyväksytyiksi todetut muutosideat tai parannusehdotukset siirretään seuraavan vaiheen kehityssuunnitelmaan.
Tarvitsetko ammattilaisen vastaamaan muutoshallinnasta?
Muutoshallintatyö on vaihtelevaa, eikä mikään päivä ole samanlainen. Työssä pääsee näkemään monenlaisia asiakasympäristöjä ja toimintatapoja. Siksi Piialla on vierähtänyt yhdeksän vuotta Nicossa, ja hän arvostaa sitä, että saa tehdä asiakasprojekteissa itsenäistä työtä.
Kokeneelle muutoshallinnan ammattilaiselle toimialalla ei ole suurta merkitystä, vaikka jokaisella alalla on omat lainalaisuutensa. Teknologioista pitää toki ymmärtää ja omaa osaamista on jatkuvasti ylläpidettävä kehittyvässä it-maailmassa.
Haluatko varmistaa, että muutosprosessisi toimii ongelmitta ja ammattitaidolla? Ota yhteyttä meihin ja vuokraa muutoshallinnan osaaja, joka auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi!
