Blogi

Projektipäällikön ohjauksessa tekoäly on tehokas työkaveri

Maarit Meskanen: Projektipäällikön ohjauksessa tekoäly on tehokas työkaveri

Tekoälyn kehitys näkyy tällä hetkellä voimakkaimmin toimistotyötä tekevillä, erityisesti niillä, jotka työskentelevät tietokoneilla. Me projektipäälliköt kuulumme tähän työntekijäryhmään.

Tänä vuonna tekoäly on ottanut ison harppauksen eteenpäin. Tehokkaat tekoälysovellukset, kuten ChatGPT, DALL-E ja Microsoftin Copilotit, ovat nousseet keskiöön. Näiden työkalujen avulla voi innovatiivisesti hyödyntää tekoälyä luovassa työssä ja liiketoiminnan kehittämisessä.

Tekoäly tehostaa ja nopeuttaa projektinhallintaa

Suurin hyöty tekoälystä projektinhallinnassa on manuaalisten työtehtävien väheneminen, mikä vapauttaa aikaa projektien johtamiseen ja päätöksentekoon. Esimerkiksi yhteenvedot ja raportit syntyvät nyt ”yhdellä tai kahdella napin painalluksella”. Tietojen peruskerääminen ja yhdistely hoituu automaattisesti nopeasti eri lähteistä, kuten tietokannoista ja erilaisista dokumenteista.

Projektin koko ja metodi vaikuttavat tekoälystä saadun hyödyn määrään, jota voi arvioida esimerkiksi laadun parantumisella, kustannus- tai ajansäästöllä, paremmalla riskienhallinnalla tai asiakastyytyväisyyden nousulla. Suurissa projekteissa ajansäästö on merkittävämpää, kun taas pienemmissä projekteissa säästö on pienempi.

Tekoäly on kehittynyt viime kuukausina niin paljon, että projektipäällikkö voi vetää jopa useampia projekteja samanaikaisesti. Tämä on mahdollista, kun tekoäly analysoi projektien edistymistä, tunnistaa riskejä ja ehdottaa toimenpiteitä reaaliajassa.

Olen sitä mieltä, että joissain tapauksissa tekoälyassistentin käyttö voi parantaa projektin laatua, sillä se tarjoaa tarkempaa tietoa ja suosituksia. Tekoäly ei kuitenkaan korvaa ihmisen vuorovaikutus- ja neuvottelutaitoja tai kykyä tehdä päätöksiä muuttuvissa olosuhteissa.

Tekoäly on näppärä kaveri ketterissä projekteissa

Tekoäly sopii erittäin hyvin ketteriin projekteihin, joissa pyritään nopeasti ja joustavasti saavuttamaan tuloksia. Se voi auttaa automatisoimaan toistuvia tehtäviä ja tarjoamaan analyysejä, mikä vähentää projektin kokonaistyömäärää ja säästää aikaa. On tärkeää, että työmääräarviot ovat realistisia ja sisältävät riskinvaran, jotta projektin haasteet ja odottamattomat ongelmat voidaan käsitellä ilman suuria viivästyksiä tai budjetin ylityksiä.

Edellytykset tekoälyn hyödyntämiseen projektipäällikön työssä paranevat jatkuvasti. Tekoälyassistentti voi toimia projektipäällikön komennossa monessa eri roolissa, kuten sparraajana, tukijana, markkinakartoittajana, tiedonkerääjänä, kirjoitus-, suunnittelu- ja dokumentointiavustajana.

Olen käyttänyt tekoälyä muun muassa asialistojen, kuvien ja dokumenttipohjien luomiseen, kirjoitustyön tukena, tietojen tarkistamiseen, taustatiedon tuottamiseen ja projektin suunnitteluvaiheen nopeuttamiseen. Tekoälyä voi käyttää myös automaattisina muistutuksina, herätteinä ja hälytyksinä. Maksulliset tekoälykokoussihteerit ja Copilotit lisäävät tehokkuutta organisaatioissa, projekteissa ja tehtävien hoidossa.

Laatu ja hallinta korostuvat tekoälyn hyödyntämisessä

Laatu ja hallinta korostuvat tekoälyn hyödyntämisessä. On tärkeää, että tekoälytyökalut ovat korkealaatuisia ja luotettavia, jotta ne tuottavat tarkkaa ja virheetöntä tietoa. Organisaatio ja projektin muutoshallinta varmistavat, että toimitukset ovat laadukkaita, tietoturvallisia sekä budjetin ja aikataulun mukaisia.

Tekoälyn tuottaman sisällön esittämistä omana tuotoksena on vältettävä, ja tietolähteet on mainittava dokumentissa. Varmistan aina, että tekoälyn tuottama sisältö on oikein ja että esitys on kattava ja huomioi projektin tavoitteet, tulokset sekä kohderyhmien tietotarpeet.

Tekoälysovellusten käyttöehtojen kanssa kannattaa olla tarkkana, eikä luottamuksellisia tietoja tule käsitellä ilman asianmukaista tietoturvaa. Asiakastietoja ei tule kopioida tekoälyassistenttiin, vaan riskit on huomioitava ja turvallisuus varmistettava. Monella yrityksellä onkin paikallinen, oma tekoälyratkaisu, jossa voi käsitellä myös luottamuksellisia tietoja.

Projektipäälliköt, ottakaa rohkeasti tekoäly avuksi!

Haluan kannustaa kollegoitani hyödyntämään tekoälyn mahdollisuuksia parantaa projektien tehokkuutta ja laatua. Tekoäly vapauttaa sinut keskittymään strategisiin päätöksiin ja projektien johtamiseen. Muista kuitenkin varmistaa tietoturva ja luotettavuus tekoälysovelluksia käyttäessäsi. Tekoäly on täällä auttamassa sinua viemään hankkeet menestyksekkäästi maaliin!

Maarit Meskanen

Kirjoittaja Maarit Meskanen on kokenut projektipäällikkö, joka on työskennellyt it-alalla vuodesta 2001 ja projektipäällikkönä 17 vuotta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Hän on käyttänyt tekstin tuottamisessa apuna tekoälyä.

Nico ja emoyhtiö Fujitsu konsultoivat asiakkaitaan tekoälyn käyttöönottamiseksi organisaatioissa ja liiketoiminnassa. Fujitsulta löytyy palveluja eri sektoreille ja toimialoille. Nico auttaa AI-kyvykkyyden rakentamisessa. Tarvitsetko tiimiisi AI-osaajan? Haluatko varata tiimiisi projekti- tai hankevetäjän? Ota yhteyttä Nicoon!

Lue it-osaajien näkemyksiä

- 18.5.2025

Ohjelmistokehityksen osaajamarkkinat: Miten erottaa hakijajoukosta paras?

Muistatteko ne ajat, kun ohjelmistokehityksen rekrytointi oli kuin aarteenmetsästystä autiomaassa? Koodareita, ohjelmistoarkkitehtejä ja muita ohjelmisto-osaajia oli vaikea löytää. Nyt tilanne on kääntynyt päälaelleen. Hakemuksia tulvii...

- 15.5.2025

Nyt on oikea hetki kilpailuttaa it-asiantuntijavuokraus – älä kuitenkaan kompastu hintoihin

It-asiantuntijamarkkina elää murrosta. Pitkittynyt taantuma ja alhainen kysyntä ovat ajaneet tilanteeseen, jossa Suomessa on yli 12 000 työtöntä ict-osaajaa. Useimmilla asiantuntijayrityksillä on lisäksi osaajia penkillä...

- 14.5.2025

Dataosaamisella on kysyntää – paaluta paikkasi projekteissa

Data ei ole enää it-ammattilaiselle vain kilpailuetu – se tuo tulevaisuuden toimeentulon turvaa lisääntyvien data-osaamisten tarpeiden kautta. Joka kolmannessa saamassamme tarjouspyynnössä kysytään datan raportoinnin ja...

- 14.5.2025

Kuinka hyödyntää projektien välinen aika työllistymistä parantaviin toimiin

Jokaisen freelancerina työskentelevän työuralle osuu varmasti ajanjaksoja, jolloin välitilassa etsitään seuraavaa projektia tai toimeksiantoa. Odottelevan aika on tunnetusti pitkä, varsinkin jos ajanjakso venyy suunniteltua pidemmäksi....

- 13.5.2025

Tekninen projektipäällikkö varmistaa, että digihanke ei vain etene – se on rakennettu oikealle arkkitehtuurille ja kestävälle pohjalle

Kun julkinen palvelu rakennetaan digitaalisesti uudelleen, sen vaikutus näkyy konkreettisesti – se helpottaa, tehostaa ja sujuvoittaa yritysten asiointia. Sami Ripatti tietää, mitä kaikkea se vaatii....

- 12.5.2025

It-alan huippuosaajilla on valinnanvaraa – siksi rekrytoijien on erotuttava fiksusti

It-ala kehittyy nopeasti, ja työmarkkinat seuraavat perässä. Huippuosaajia ei houkutella pelkillä työpaikkailmoituksilla, vaan tarvitaan henkilökohtaista lähestymistä ja aitoa kiinnostusta heidän osaamiseensa. Suorahaun jokainen vaihe tarjoaa...

- 8.5.2025

It-rekrytointi ei ole ilmoittelua – huippuosaajat löydetään

Jos olet etsimässä osaajaa, pelkkä työpaikkailmoitus ei riitä – varsinkin kun parhaat tekijät eivät useinkaan etsi töitä. Tarvitset jonkun, joka tuntee alan, tietää missä osaajat...

- 7.5.2025

Valitse heti suorahaku – pääsylippu it-asiantuntijoiden piilomarkkinoille

It-asiantuntijoiden rekrytoinnissa piilee usein omat haasteensa. Moni lähtee liikkeelle perinteisellä ilmoittelulla, mutta joutuu pettymään, sillä hakijat eivät täytä tehtävän vaatimuksia. Tällöin monet kääntyvät suorahaun puoleen....

- 1.5.2025

Näin löydät parhaat it-osaajat suorahakuprosessissa

Kun it-osaajaprofiili on määritelty, seuraava askel on oikeiden ehdokkaiden kartoittaminen, kontaktointi ja soveltuvuuden arviointi. Tämä ei ole pelkkää automaation varassa toimimista – onnistuminen vaatii oikeita...

- 15.4.2025

It-alan suorahaun onnistuminen alkaa vahvasta osaajaprofiilista

Onnistunut suorahaku ei perustu sattumaan – se alkaa huolellisesti laaditusta osaajaprofiilista, joka ohjaa koko rekrytointiprosessia. Se toimii kompassina, joka ohjaa palkkaamaan oikean henkilön. It-alalla suorahaku...

- 9.4.2025

Onko it-projektisi valmis epäonnistumaan?

Kun it-projektit venyvät tai budjetti räjähtää käsiin, liiketoiminnan tavoitteet jäävät saavuttamatta. Miksi näin käy? Tyypillisesti siksi, ettei tarvittavia osaajia löydetä ajoissa. Tai siksi, että teknologiajuoksussa...

- 25.3.2025

Miksi oma it-tiimisi ei riitä kehityshankkeeseen?

Kun it-kehityshanke käynnistyy, odotukset ovat korkealla. Tiimin pitäisi hoitaa työ aikataulussa, budjetissa ja liiketoiminnan tavoitteet täyttäen. Todellisuus on harvoin yhtä suoraviivainen. Kehityshankkeet vaativat syvää erityisosaamista,...

Tilaa asiakaskirje