Blogi

Projektipäällikön ohjauksessa tekoäly on tehokas työkaveri

Maarit Meskanen: Projektipäällikön ohjauksessa tekoäly on tehokas työkaveri

Tekoälyn kehitys näkyy tällä hetkellä voimakkaimmin toimistotyötä tekevillä, erityisesti niillä, jotka työskentelevät tietokoneilla. Me projektipäälliköt kuulumme tähän työntekijäryhmään.

Tänä vuonna tekoäly on ottanut ison harppauksen eteenpäin. Tehokkaat tekoälysovellukset, kuten ChatGPT, DALL-E ja Microsoftin Copilotit, ovat nousseet keskiöön. Näiden työkalujen avulla voi innovatiivisesti hyödyntää tekoälyä luovassa työssä ja liiketoiminnan kehittämisessä.

Tekoäly tehostaa ja nopeuttaa projektinhallintaa

Suurin hyöty tekoälystä projektinhallinnassa on manuaalisten työtehtävien väheneminen, mikä vapauttaa aikaa projektien johtamiseen ja päätöksentekoon. Esimerkiksi yhteenvedot ja raportit syntyvät nyt ”yhdellä tai kahdella napin painalluksella”. Tietojen peruskerääminen ja yhdistely hoituu automaattisesti nopeasti eri lähteistä, kuten tietokannoista ja erilaisista dokumenteista.

Projektin koko ja metodi vaikuttavat tekoälystä saadun hyödyn määrään, jota voi arvioida esimerkiksi laadun parantumisella, kustannus- tai ajansäästöllä, paremmalla riskienhallinnalla tai asiakastyytyväisyyden nousulla. Suurissa projekteissa ajansäästö on merkittävämpää, kun taas pienemmissä projekteissa säästö on pienempi.

Tekoäly on kehittynyt viime kuukausina niin paljon, että projektipäällikkö voi vetää jopa useampia projekteja samanaikaisesti. Tämä on mahdollista, kun tekoäly analysoi projektien edistymistä, tunnistaa riskejä ja ehdottaa toimenpiteitä reaaliajassa.

Olen sitä mieltä, että joissain tapauksissa tekoälyassistentin käyttö voi parantaa projektin laatua, sillä se tarjoaa tarkempaa tietoa ja suosituksia. Tekoäly ei kuitenkaan korvaa ihmisen vuorovaikutus- ja neuvottelutaitoja tai kykyä tehdä päätöksiä muuttuvissa olosuhteissa.

Tekoäly on näppärä kaveri ketterissä projekteissa

Tekoäly sopii erittäin hyvin ketteriin projekteihin, joissa pyritään nopeasti ja joustavasti saavuttamaan tuloksia. Se voi auttaa automatisoimaan toistuvia tehtäviä ja tarjoamaan analyysejä, mikä vähentää projektin kokonaistyömäärää ja säästää aikaa. On tärkeää, että työmääräarviot ovat realistisia ja sisältävät riskinvaran, jotta projektin haasteet ja odottamattomat ongelmat voidaan käsitellä ilman suuria viivästyksiä tai budjetin ylityksiä.

Edellytykset tekoälyn hyödyntämiseen projektipäällikön työssä paranevat jatkuvasti. Tekoälyassistentti voi toimia projektipäällikön komennossa monessa eri roolissa, kuten sparraajana, tukijana, markkinakartoittajana, tiedonkerääjänä, kirjoitus-, suunnittelu- ja dokumentointiavustajana.

Olen käyttänyt tekoälyä muun muassa asialistojen, kuvien ja dokumenttipohjien luomiseen, kirjoitustyön tukena, tietojen tarkistamiseen, taustatiedon tuottamiseen ja projektin suunnitteluvaiheen nopeuttamiseen. Tekoälyä voi käyttää myös automaattisina muistutuksina, herätteinä ja hälytyksinä. Maksulliset tekoälykokoussihteerit ja Copilotit lisäävät tehokkuutta organisaatioissa, projekteissa ja tehtävien hoidossa.

Laatu ja hallinta korostuvat tekoälyn hyödyntämisessä

Laatu ja hallinta korostuvat tekoälyn hyödyntämisessä. On tärkeää, että tekoälytyökalut ovat korkealaatuisia ja luotettavia, jotta ne tuottavat tarkkaa ja virheetöntä tietoa. Organisaatio ja projektin muutoshallinta varmistavat, että toimitukset ovat laadukkaita, tietoturvallisia sekä budjetin ja aikataulun mukaisia.

Tekoälyn tuottaman sisällön esittämistä omana tuotoksena on vältettävä, ja tietolähteet on mainittava dokumentissa. Varmistan aina, että tekoälyn tuottama sisältö on oikein ja että esitys on kattava ja huomioi projektin tavoitteet, tulokset sekä kohderyhmien tietotarpeet.

Tekoälysovellusten käyttöehtojen kanssa kannattaa olla tarkkana, eikä luottamuksellisia tietoja tule käsitellä ilman asianmukaista tietoturvaa. Asiakastietoja ei tule kopioida tekoälyassistenttiin, vaan riskit on huomioitava ja turvallisuus varmistettava. Monella yrityksellä onkin paikallinen, oma tekoälyratkaisu, jossa voi käsitellä myös luottamuksellisia tietoja.

Projektipäälliköt, ottakaa rohkeasti tekoäly avuksi!

Haluan kannustaa kollegoitani hyödyntämään tekoälyn mahdollisuuksia parantaa projektien tehokkuutta ja laatua. Tekoäly vapauttaa sinut keskittymään strategisiin päätöksiin ja projektien johtamiseen. Muista kuitenkin varmistaa tietoturva ja luotettavuus tekoälysovelluksia käyttäessäsi. Tekoäly on täällä auttamassa sinua viemään hankkeet menestyksekkäästi maaliin!

Maarit Meskanen

Kirjoittaja Maarit Meskanen on kokenut projektipäällikkö, joka on työskennellyt it-alalla vuodesta 2001 ja projektipäällikkönä 17 vuotta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Hän on käyttänyt tekstin tuottamisessa apuna tekoälyä.

Nico ja emoyhtiö Fujitsu konsultoivat asiakkaitaan tekoälyn käyttöönottamiseksi organisaatioissa ja liiketoiminnassa. Fujitsulta löytyy palveluja eri sektoreille ja toimialoille. Nico auttaa AI-kyvykkyyden rakentamisessa. Tarvitsetko tiimiisi AI-osaajan? Haluatko varata tiimiisi projekti- tai hankevetäjän? Ota yhteyttä Nicoon!

Lue it-osaajien näkemyksiä

- 11.10.2024

Onnistuminen kansainvälisissä it-projekteissa vaatii vahvaa muutoshallinnan ja viestinnän osaamista

”Meillä on tarve projektipäällikölle, jolla on kokemusta onnistuneiden kansainvälisten it-hankkeiden vetämisestä.” Tämä yksinkertainen osaajatarve on yksi it-alan vaativimmista tehtävistä. Kansainväliset it-projektit ovat monimutkaisia, ja projektipäällikön...

- 8.10.2024

Pilviarkkitehtuuri ja vastuunjako: Mitä sinun tulee tietää

Pilviarkkitehtuuri muuttaa merkittävästi vastuunjakoa, ja on tärkeää ymmärtää, mitä tämä tarkoittaa sinulle asiakkaana. Tässä blogissa kerron, miten pilviarkkitehtuuri vaikuttaa vastuihin ja mitä sinun tulee tietää...

- 7.10.2024

Tarvitsetko apua Azure-arkkitehtuurin suunnittelussa?

Pilvipalvelut ovat merkittävästi muuttaneet tapaa, jolla organisaatiot ratkaisevat liiketoimintahaasteita ja suunnittelevat sovelluksia ja järjestelmiä. Sovellusarkkitehtuurin suunnittelussa on tärkeää löytää tasapaino liiketoiminnan vaatimusten ja teknisten kyvykkyyksien...

- 26.9.2024

Onko IT-ala kylmentynyt?

”Puolitoista vuotta sitten oltiin ylikuumentuneessa markkinassa. Meidän näkökulmastamme it-alan työmarkkina lähti muuttumaan vähän reilu vuosi sitten. Osaajia vapautui markkinoille, työttömyys lisääntyi, ja alihankkijoilla oli vapaana...

- 25.9.2024

Teija Sirko on aina askeleen edellä ja pitää muutosmatkan elossa

Uuden myynnin työkalun käyttöönotto on merkittävä askel yrityksen kehityksessä, ja taitavan konsultin avulla tästä muutosmatkasta voi tulla menestystarina. Teija Sirko-Leväaholla on mairitteleva ura it-myynnin, digitaalisen...

- 23.9.2024

Uravalmennus – it-osaajan ja yrityksen yhteinen etu

Kun it-osaaja joutuu jättämään työpaikkansa, on sekä yrityksen että it-osaajan suunnattava katse tulevaisuuteen. Hektisellä it-alalla osaamisen jatkuva ylläpito on ensiarvoisen tärkeää. Teknisessä viidakossa urapolun viitoittaminen...

- 22.9.2024

Irtisanominen sattuu – autamme it-osaajat takaisin työmarkkinoille ja urapolulle

It-alan ammattilaisten muutostukivalmennuksen ostaminen it-alan rekrytointeihin erikoistuneelta yritykseltä ei ole vain vastuullinen teko, vaan myös strategisesti järkevä päätös. Seuraavaksi kerromme, miksi. It-alalla irtisanomisten hallinta on...

- 5.9.2024

Kansainvälisen projektijohtamisen haasteet ja onnistumiset: Changli Liu kertoo kokemuksistaan

Changli Liu on kartuttanut syvällistä kokemusta ja näkemystä kansainvälisistä it-projekteista, jotka vaativat taitavaa johtamista, tehokasta viestintää ja yhteistyötä. Hän on saavuttanut merkittävää menestystä ja saanut...

- 29.8.2024

Muutos on aina muutos, oli se iso tai pieni

Jos muutoksia yrittää puskea läpi, it-järjestelmähankkeesta voi tulla painajainen. Toisaalta projekti voi sujua kuin vettä vaan – olisiko kyse onnistuneesta muutoksenhallinnasta? ”Ei pidä vähätellä muutosten...

- 29.8.2024

Mitä NIS2 tarkoittaa suomalaisille yrityksille ja meidän toiminnassamme?

NIS2-direktiivi tulee voimaan lokakuussa 2024. On tärkeää ymmärtää, mitä tämä direktiivi merkitsee ja koskeeko se omaa organisaatiotamme. EU on ryhtynyt useisiin toimiin kyberturvallisuuden parantamiseksi, sillä...

- 6.8.2024

Virva Lehtola luotsaa tiimiä luottamuksella ja antaa huumorin kukkia

Projektipäällikkö Virva Lehtolan johtamistyylissä korostuvat selkeät vastuut ja luottamus. Hän uskoo huumorin voimaan yhteishengen rakentajana ja sen merkitykseen hektisessä työssä jaksamisessa. ”Projektin alkaessa on tärkeää...

- 2.8.2024

Työn tehokkuus it-alalla – mistä se on kiinni?

Työn tehokkuus it-alalla tarkoittaa meille enemmän kuin vain työnsä hyvin tekemistä. Se tarkoittaa kykyämme saada merkityksellisiä tuloksia mahdollisimman vähällä resurssien käytöllä ja vaivalla. Työn tehostaminen...

Tilaa asiakaskirje