Jaakko Säkkinen tietää, mistä onnistunut tarjous rakentuu
IT-alan tarjouspyynnöissä on viime vuosina tapahtunut selvä muutos. Vaatimukset ovat tarkentuneet, tekijöitä on markkinassa enemmän ja hinnan painoarvo on kasvanut.
Monessa kilpailutuksessa valinta ratkeaa hinnalla, kunhan pakolliset vaatimukset täyttyvät.
Se tekee tarjousvaiheesta aiempaa suoraviivaisemman, mutta ei helpomman. Kun hinta ratkaisee, vaatimukset on luettava oikein ja vastauksen on osuttava siihen, mitä asiakas on pyytänyt. Pienikin virhe voi jättää hyvän asiantuntijan kilpailutuksen ulkopuolelle.
Nicon Bid Manager Jaakko Säkkinen näkee muutoksen läheltä. Hänen työnsä on varmistaa, että tarjouspyynnöt tulkitaan oikein, sopivat tekijät löytyvät ja tarjous voidaan jättää asiakkaalle ajallaan.
Hinta painaa, mutta vaatimukset ratkaisevat mukaan pääsyn
Viime aikoina Jaakon työpöydällä on ollut erityisesti julkishallinnon kilpailutuksia. Yksityisen sektorin tarjouspyyntöjä tulee myös, mutta yritykset kilpailuttavat uusia toimittajia nyt harvemmin.
Julkishallinnon tarjouspyynnöt ovat yleensä tarkkoja ja määrämuotoisia. Vastauksesta pitää nähdä selvästi, että asiantuntija täyttää pyydetyt ehdot.
Jaakko pitää selkeyttä hyvän tarjousprosessin lähtökohtana.
”Ehdottomasti alle kymmenen vaatimusta on usein parempi kuin kolmekymmentä. Mitä selkeämmin tarve on määritelty, sitä pienempi on riski väärintulkinnalle.”
Tekoäly muuttaa kysyntää, mutta ei poista tulkintaa
Kilpailutuksissa näkyy se, mitä asiantuntijoilta odotetaan. Tekoäly on noussut uudeksi osaamisvaatimukseksi, mutta Jaakko näkee sen vaikuttavan myös itse tarjousprosessiin ja sen tehostamiseen.
Jaakon mukaan mahdollisuuksia on, mutta tarjousprosessia ei voi vielä jättää tekoälyn varaan.
”CV:iden datalaatu ratkaisee paljon. Jos vaatimus on hyvin spesifi, sitä ei yleensä pysty poimimaan CV:stä tekoälyn avulla. Ihmisen tekemää analyysia tarvitaan edelleen.”
Siksi Jaakon työssä korostuvat edelleen lukeminen, tarkentaminen ja tulkinta. On ymmärrettävä, mitä asiakas pyytää, mitä asiantuntija on tehnyt ja miten kokemus kuvataan niin, että se vastaa vaatimukseen.
Tarjouspyyntö muuttuu tarjoukseksi vaihe kerrallaan
Kun tarjouspyyntö tulee, Jaakko käy sen ensin läpi yhdessä myynnin kanssa. Samalla arvioidaan, kannattaako kilpailutukseen lähteä ja löytyykö siihen sopivia tekijöitä.
Jos kilpailutukseen lähdetään mukaan, Jaakko käy läpi sopivien asiantuntijoiden CV:t ja arvioi, kenen osaaminen vastaa parhaiten asiakkaan vaatimuksia.
Valittu asiantuntija täyttää vaatimustaulukon Jaakon ohjauksessa. Jaakko auttaa tulkitsemaan vaatimuksia ja pyytää tarkennuksia, jos jokin kohta jää epäselväksi tai ei vastaa siihen, mitä tarjouspyynnössä kysytään.
Lopuksi Jaakko viimeistelee tarjouksen yhdessä myynnin kanssa. Hinnoittelu käydään läpi ja vaatimustaulukot tarkistetaan ennen tarjouksen jättämistä.
Jaakon mukaan työn ytimessä on yksinkertainen asia: oikean tekijän löytäminen asiakkaan tarpeeseen.
Kokemus auttaa lukemaan vaatimuksia
Jaakko on ollut softabisneksessä mukana kohta viisitoista vuotta. Ohjelmistoalalle hän siirtyi sattuman kautta, kun telekommunikaatioalan työnantaja meni konkurssiin ja tuttavan vinkki avasi oven softapuolelle.
Nykyisessä tehtävässä auttaa pitkä kokemus hankinnasta, projektinhallinnasta ja IT-palveluista. Ennen Nicoa Jaakko on vastannut ohjelmistoprojekteista, asiakastoimituksista ja asiantuntijatiimeistä useilla toimialoilla.
Tausta näkyy tavassa lukea tarjouspyyntöjä. Vaatimusta ei voi lukea vain yksittäisenä rivinä Excelissä. On ymmärrettävä myös, mitä asiakas yrittää ostaa, millaiseen ympäristöön tekijä tulee ja millä perusteella tarjous arvioidaan.
Tarkkuus näkyy täsmällisenä tarjouksena
Kollega sanoisi Jaakosta, että hän on tarkka, helposti lähestyttävä ja rento. Tarjousprosessissa se tarkoittaa, että kysymykset voidaan ratkaista ajoissa ja epäselvät kohdat korjata ennen tarjouksen jättämistä.
Tarkkuus ei ole turhaa hiomista. Se tarkoittaa, että asiantuntijan kokemus kuvataan oikein, vaatimuksiin vastataan täsmällisesti ja tarjous noudattaa sitä, mitä asiakas on pyytänyt.
Ostajalle tämä näkyy tarjouksena, jota on helppo arvioida. Pienyrittäjälle ja freelancerille se tarkoittaa, että oma osaaminen tulee kuvatuksi suhteessa asiakkaan vaatimuksiin.