Blog

Nicon asiakkaalta: ”Ketterä apu tasapainottamassa it-hankkeiden resurssitarpeita”

  |   Yritys   |   No comment

SOK:n IT-osasto työskentelee monien erilaisten alueorganisaatioiden kanssa ja käynnissä on useita it:n kehityshankkeita samanaikaisesti. Usein tulee vastaan tilanne, jolloin tarvitaan pikaisesti enemmän resursseja, on kyse sitten projektipäälliköstä tai tietystä teknologiaosaamisesta. Tällaisissa tilanteissa valmiit alihankintaverkostot auttavat nopeaan toimintaan ja projektien sujuvaan etenemiseen. SOK IT:n kehityspäällikkö Vesa Koskinen kertoo tarkemmin työstään alihankinnan ja oman organisaation rajapinnassa.

Ketterä apu tasapainottamassa it-hankkeiden resurssitarpeita

“Organisaatiossamme on suorassa työsuhteessa projektipäälliköitä sekä erilaisia it-asiantuntijoita. Kun käynnissä olevien projektien määrä kasvaa, saatamme huomata ettei oman talon sisältä enää löydykään vapaana olevia resursseja esimerkiksi projektipäällikön tehtäviin. Rekrytointi ei usein ole kannattava ratkaisu, sillä se vie aikaa eikä rekrytointi välttämättä ole tarpeen pidemmälle aikajaksolle.”

Lisäresurssien hankinta palveluna on osoittautunut ketteräksi tavaksi toimia

“Pidemmällä aikavälillä laskemme palveluna ostamiemme henkilöresurssien perusteella, kannattaako meidän rekrytoida omaan organisaatioomme lisää tiettyä osaamista. Esimerkiksi jos olemme ostaneet projektipäällikköpalveluita vuoden aikana kuuden henkilötyövuoden verran, voimme harkita esimerkiksi kolmen sisäisen paikan avaamista vastaavalle roolille.”

Ulkopuolisen resurssin ostaminen on usein kestävämpi ratkaisu niin henkilöstön kuin organisaationkin kannalta, kunnes pidemmän aikavälin tarve on selkeä.

“Ei ole millekään osapuolelle eduksi, että rekrytoisimme suoraan jokaisen projektipäällikön tai teknologian asiantuntijan tarpeen tullessa vastaan, sillä pitkällä aikavälillä tarkasteltuna tilanne voi jäädä tilapäiseksi.“

It-ulkoistussopimus vs. ulkopuolelta ostetut asiantuntijapalvelut

It:n toimintoja ulkoistettaessa käynnistyy useita hankkeita, joilla järjestelmiä päivitetään tai vaihdetaan uusiin, tai esimerkiksi siirrytään pilvipohjaisiin palveluihin. Näissä hankkeissa ulkoistuspalvelun tuottavalla taholla on oma tekninen projektipäällikkönsä, ja asiakasorganisaatiolla on oma hallinnollinen projektipäällikkönsä, joka huolehtii hankkeesta asiakkaan näkökulmasta. Sisäisiä projektipäälliköitä ei kaikkiin hankkeisiin riitä, jolloin apua on palkattava talon ulkopuolelta. Joskusmolemmat projektipäällikköroolit on hankittu samasta it-palvelua tuottavasta yrityksestä, mikä ei välttämättä palvele asiakkaan näkökulmaa. “Oma projektipäällikkö edustaa SOK:n näkökulmaa hankkeissa ja selvyyden vuoksi mieluummin hankimme projektipäällikön tilanteen niin vaatiessa palveluna toiselta kumppanilta.”

Organisaation sisäinen ostopalvelu vs. itsenäiset resurssihankinnat 

SOK:n organisaatio koostuu useista liiketoiminta-alueista, joilla on omat kehityshankkeensa. It-osasto tukee hankkeita omalla työpanoksellaan, ja heillä on lisäksi koottuna lista suositeltuja alihankintakanavia, joita organisaatiossa käytetään. “Emme ole lähteneet keskitettyyn malliin, missä kaikki it-resurssien hankinnat menisivät kauttani. Jokaisessa hankkeessa on omat vaatimuksensa haettavan roolin täyttämiseksi, joten on järkevintä, että projektin vastuuhenkilöt etsivät heille parhaiten sopivan resurssin suositeltujen yhteistyökumppaneiden kautta”, Koskinen summaa. Näiden yhteistyökumppaneiden kanssa on valmiiksi neuvotellut puitesopimukset, sekä salassapitosopimukset kunnossa, jolloin lisäresurssien hankintaa voidaan helpottaa.

Jalan saaminen oven rakoon on erityisen tärkeää uudelle alihankintakumppanille. “Hyvä kokemus jostain toimittajasta luo vahvan luottamuksen ostajaorganisaation ja toimittajan välille. Sen myötä seuraavat resurssihankinnat saattavat ohjautua ensin tutuksi tulleille luottotoimittajille, mikäli yhteistyö on sujunut ongelmitta.” Tämä korostaa alihankintakumppaneiden toimittamien ensimmäisten konsulttien roolin erityistä tärkeyttä, sillä heidän henkilökohtainen esimerkkinsä edustaa samalla koko yritystä ja joko avaa tai sulkee ovia jatkossa tapahtuville resursointipyynnöille.

Huolellinen perehdytys auttaa konsultin hyvään vauhtiin

Oman organisaation työntekijöihin verrattuna ulkopuolelta tulevalle resurssille on aina muistettava järjestää asiallinen perehdytys organisaatioon ja hankkeen keskeisiin asioihin. “Jokainen organisaatio ja hanke on aina erilainen. On kaiken toiminnan peruste ja kaikkien osapuolien edun mukaista, että uusi henkilö perehdytetään organisaatioon ja kyseiseen hankkeeseen.”

Koskinen pitää asiakkaan roolin kannalta keskeisenä sitä, että alihankintakumppani huolehtii henkilöstönsä osaamisesta ja tarjoaa näille koulutusta ja mahdollisuuksia kasvaa ammattilaisena osaavassa verkostossa. “Asiakas ostaa palvelun, jolloin kunkin työntekijän kehityskeskustelut ja oman työn arvioinnit jäävät kumppaniorganisaation tehtäväksi. On kaikkien edun mukaista, että konsultit voivat peilata ja kehittää omaa tekemistään muiden samankaltaista työtä tekevien kanssa, ja tuoda ajantasaisen osaamisensa asiakkaalle.”

Laajoista it-hankinnoista henkilöiden hankintaan

Nykyään it-ratkaisut tehdään entistä enemmän oman organisaation sisällä kehitystiimeissä, eikä välttämättä osteta isoilla sopimuksilla uutta palvelukokonaisuutta. Ratkaisujen suunnittelu tehdään omilla ketterillä tiimeillä, joihin haetaan tarvittaessa lisäosaaminen ulkoa. Tällöin haetaan nimenomaan tiimiin sopivaa henkilöä, jolla on oikea osaaminen.

Muistilista uutta resurssihankintaa tehtäessä

SOK IT:n kehityspäällikkö Vesa Koskinen

    • Projektin yleiskuvaus. Projektin tärkeimmistä päämäärät ja keskeisiset teknologiat.
    • Vaatimukset. Haettavan resurssin tausta, työkokemus ja teknologiaosaaminen.
    • Allokaatio. Riittääkö osa-aikainen työ esim. 2 päivää viikossa vai täysiaikainen.
    • Kesto. Milloin henkilön tulee voida aloittaa ja kauanko toimeksianto kestää.
    • Raportointi. Kuka omassa organisaatiossa on tulevan henkilön lähin työnohjauksellinen esimies.

Näillä perustiedoilla kumppaniorganisaatiot löytävät sopivimmat tekijät ja toimittavat vaihtoehtojen cv:t edelleen asiakkaan arvioitaviksi. “On erittäin positiivista kun soitetaan toimeksiannon perään ja varmistetaan, että ymmärretään varmasti minkälaistä tekijää haetaan, ja minkälaiseen hankkeeseen”, Koskinen lisää. Sopivimmat ehdokkaat kutsutaan haastatteluun ja hyvän henkilön löydyttyä aloitus onnistuu tarvittaessa hyvinkin nopeasti. Koskinen osallistuu tarvittaessa haastatteluun, auttaa arvioimaan resurssin sopivuutta sekä neuvoo sopimuksen teossa. “Ilmeisesti meitä pidetään hyvänä talona myös ulkopuolisten konsulttien näkökulmasta, sillä saamme erittäin hyviä cv:itä hakiessamme lisäresursseja.”

Toiminta on riskitöntä ja nopeaa, sillä usein sopimus tehdään työroolista eikä tietystä henkilöstä. “Kannattaa ottaa aikaisessa vaiheessa puheeksi puolin tai toisin, jos jokin asia ei toimi kuten oletettua. Haasteet on helpointa selvittää heti alussa, jotta voidaan keskittyä itse työhön.” Jos joskus projektin sisäiset henkilökemiat eivät jostain syystä toimi, voidaan tekijä vaihtaa. Joskus lisäresurssina aloittanut henkilö päädytään puolestaan jopa rekrytoimaan suoraan yritykseen, kun projektin aikana on huomattu hänen sopivan omaan organisaatioon erittäin hyvin.

Vesa Koskista haastatteli Katja Nurmi. Katja työskentelee Nicossa muutoshallinnan ja viestinnän konsulttina.

No Comments

Post A Comment