Blog

Miksi kolme neljästä it-projektista tai käyttöönottoprojektista epäonnistuu?

  |   Yritys   |   2 Comments

Gartnerin vuonna 2013 julkaistun tutkimuksen mukaan yrityksissä tehdyissä teknologiaprojekteissa käyttöönotetuista työkaluista 80% ei ollut käytössä kuten oli tarkoitettu tai ei ollut käytössä lainkaan kuuden kuukauden kuluttua käyttöönotosta. Miksi näin korkea luku?

Mieti viimeisintä muutosprojektia, jossa olet itse ollut mukana. Kuinka iso osa mukana olleista edelleen vastustaa muutosta? Kuinka iso osa on hyväksynyt muutoksen, mutta ei sitoutunut siihen? Ja kuinka iso osa on oivaltanut ja sitoutunut toimimaan uudella tavalla?

It-projekteissa paljon on kyse siis oivaltamisesta ja sitoutumisesta. It-projekti ei ole pelkkää tekniikkaa, vaan mukana on myös ihmisiä, joiden pitää totutella toimimaan uudella tavalla tai uusilla työkaluilla. Nämä ihmiset pitää saada hyväksymään muutos, oivaltamaan muutoksen hyödyt ja myös sitoutumaan siihen. Näin varsinkin, koska ihminen on luotu sellaiseksi, että totuttuaan toimimaan tietynlaisella tavalla, siitä opetteleminen pois on haastavaa, aikaa vievää ja vaivalloista. Kynnys lähteä opettelemaan jotain uutta saattaa olla todella korkealla. Mutta jos sallitaan, että ihmiset jatkavat vanhojen tapojen käyttämistä, muutos ei ole onnistunut tai se jää keskeneräiseksi.

Miten tukea muutoksen läpivientiä?

Kun tavoitteena on viedä muutos läpi hallitusti ja onnistuneesti, tarvitaan koko komentoketjun tuki eli johdon sitoutuminen. Ellei johto sitoudu ja näytä mallia, on epärealistista odottaa sitä henkilöstöltäkään.  Miten tämä sitten tehdään? Integroimalla muutoshallinta projektiin. Muutoshallinta- ja viestintäkonsultti tukee sekä johtoa että työntekijöitä muutosprosessissa. Tavoitteena on madaltaa muutosvastarintaa eli kynnystä ottaa uusia käytäntöjä tai työkaluja käyttöön. Muutos voi olla toiminnallinen, tekninen tai henkinen. Eräs muutoshallintakonsultti kuvasi tätä prosessia kauniiksi ja hiljaiseksi hivutukseksi, jota kuitenkin määrätietoisesti ja suunnitelmallisesti viedään läpi kuhunkin muutosprosessiin sopivilla työkaluilla. Johto näyttää suunnan ja sponsoroinnin täytyy tulla tarpeeksi ylhäältä, jotta tämä on mahdollista.

Käytännön työkalut löytyvät muutoshallinta- ja viestintäkonsultin työkalupakista

Muutoksen onnistumisen edellytyksiä voidaan parantaa varmistamalla ihmisten sitoutuminen, muokkaamalla kulttuuria ja oivalluttamalla ihmisiä. Muutoksen vastustaminen on normaalia ja väistämätöntä, vaikka itse muutoksen syy olisikin rationaalisesti perusteltavissa. Oivalluttaminen auttaa kaatamaan muutokseen kohdistuvia pelkoja ja epävarmuudentunteita.

Tunnistamalla mahdollinen muutosvastarinta, ja etenkin syy vastarintaan jo projektin suunnitteluvaiheessa voi muutoshallintakonsultti auttaa projektipäällikköä suunnittelemaan projektin parhaalla mahdollisella tavalla. Täten sitoutuminen tulevaan on vahvempi ja vastarintaa ei synny.

Jokainen it-projekti tarvitsee muutoshallinnan- ja viestinnän konsultointia – löydät sitä Nicosta!

Onnistunut muutoksenhallinta edellyttää henkilöstön valmennusta ja toimivaa kommunikaatiota. Muutosta tukemaan rakennetaan kommunikaatiosuunnitelma osaksi projektisuunnitelmaa. Toteutuksen toimintatapana voidaan käyttää työpajoja, joiden avulla osallistutetaan sidosryhmät tarpeeksi laajasti muutokseen. Muutos tapahtuu vähitellen – henkilö kerrallaan, joten organisaatiota on autettava oppimaan johtamaan muutosta itse. Konsulttimme auttavat fasilitoimalla kaikkea tätä.

Jos sinulla on alkamassa muutosprojekti tai suunnittelet sellaista, meiltä saat apua! Ota yhteyttä jo tänään!

2 Comments
  • Tuula Maaranen | touko 14, 2015 at 17:17

    Asiansa osaava projektipäällikkö ymmärtää ja osaa johtaa myös muutosta ja käyttää ohjausryhmää muutoksen veturina. Jos ohjausryhmässä ei ole riittävillä ”natsoilla” varustettua porukkaa ja/tai se ei ymmärrä muutoksen johtamisen tärkeyttä niin miksi käynnistää koko projektia. Ja projektin vetäjäksi ei välttämättä kannata laittaa sitä, joka osaa projektin substanssin parhaiten vaan se, joka tietää miten projekteja viedään eteenpäin. Moni projekti on jo sen asetusvaiheessa tuomittu epäonnistumaan väärillä hankilövalinnoilla.

  • Jaana Väänänen | touko 26, 2015 at 11:26

    Kiteytit kyllä tosi hyvin tämän Tuula. Eniten hallittu muutos on kiinni juurikin niistä henkilöistä, joiden substanssi on kohdallaan. Ja roolitus oikea sekä ilman muuta tarvitaan ylemmältä johdolta ns. edestä johtamista.

Post A Comment